STT

Thời gian

Nội dung

Thực hiện

Chi tiết

Năm I : ĐĂNG KÝ VÀ PHÊ DUYỆT ĐỀ TÀI

1

Tháng 2

Thông báo đăng ký đề tài

P. QLKH

Thông báo trên website của Trường, email cho tất cả CB-GV 
Văn bản gửi các Trưởng đơn vị

2

Tháng 2-4

Chuẩn bị hồ sơ đăng ký đề tài

Chủ nhiệm đề tài (CNĐT)

Cách đăng ký đề tài, thực hiện theo các bước sau:
1. Đăng ký trên Hệ thống website của Quỹ Nafosted (http://www.nafosted.gov.vn/): CNĐT sẽ tạo tài khoản và điền các mẫu hồ sơ theo quy định, biểu mẫu của Nafosted
2. Sau khi, CNĐT đã điền đầy đủ các thông tin trên biểu mẫu, hồ sơ từ hệ thống website của Quỹ Nafosted, CNĐT xuất các dữ liệu ra bản giấy, ký tên (Có ký nháy của Trưởng đơn vị) và gửi về Phòng QLKH
Hồ sơ đề tài bao gồm:
- Đơn đăng ký
- Thuyết minh đề tài 
- Dự toán kinh phí của đề tài
- Lý lịch khoa học của CNĐT và các thành viên tham gia

Khoa/BM/ Phòng/TT
(Đơn vị)

Xét hồ sơ của các CNĐT.
Lập phiếu đề nghị, tổng hợp các đề tài

P.QLKH

Hỗ trợ CNĐT:
- Thuyết minh đáp ứng yêu cầu, mục tiêu của Nafosted
- Dự toán kinh phí đề tài

3

Tháng 3-4

Nộp hồ sơ cho Phòng QLKH

CNĐT

Nộp 2 bộ hồ sơ theo quy định của Nafosted

4

Tháng 4

Nộp hồ sơ cho Quỹ Nafosted

Đơn vị

Lập công văn đề xuất lên P.QLKH, tổng hợp các hồ sơ đề tài được đơn vị thông qua

P.QLKH

Nộp Nafosted (1 bộ/đề tài) kèm theo Công văn + Danh mục đề tài

5

Tháng 7

Công bố kết quả xét chọn

P.QLKH

Thông báo kết quả xét tuyển đề tài của Quỹ Nafosted cho CNĐT và các Đơn vị

6

Tháng 7 - 8

Hoàn chỉnh hồ sơ (Thuyết minh đề tài + Hợp đồng ký giữa UEL, CNĐT, Nafosted)

CNĐT

- Hoàn chỉnh thuyết minh đề tài: chỉnh sửa lại theo yêu cầu của Quỹ.
- Lập hợp đồng: thảo luận về toàn bộ nội dung HĐ với Nafosted.

P.QLKH

Kiểm tra phần nội dung, sản phẩm của HĐ. Phản hồi cho CNĐT 03 ngày làm việc sau khi nhận bản HĐ nháp

P. KHTC

Kiểm tra phần thông tin chung, kinh phí. Phản hồi cho CNĐT 03 ngày làm việc sau khi nhận bản HĐ nháp

7

Tháng 8

Gửi hồ sơ cho Nafosted

CNĐT

Nộp 8 bộ hồ sơ hoàn chỉnh cho P. QLKH

P.QLKH

- Lập phiếu nhận hồ sơ của CNĐT
- Gửi 8 bộ/đề tài cho Nafosted (sau khi BGH đã ký)

BGH

Ký 8 bộ hồ sơ/đề tài sau khi P.QLKH và P. KHTC đã kiểm tra (TP.QLKH ký nháy vào phần thuyết minh; TP. KHTC ký nháy vào phần Dự toán Kinh phí)

8

Tháng 8

Nhận quyết định phê duyệt kinh phí đợt 1 và hồ sơ đã được Nafosted phê duyệt

CNĐT

- Chuyển hồ sơ (2 bộ gốc) + quyết định (1 bản gốc) về P.KHTC
- Chuyển hồ sơ (1 bộ gốc) + quyết định (1 bản photo) về P.QLKH
- Lưu hồ sơ (1 bộ gốc) + quyết định (1 bản photo)

9

Tháng 9

Ký Hợp đồng giao khoán giữa UEL và CNĐT và Bản thỏa thuận chi tiêu kinh phí

P.QHQT

Lập HĐ giao khoán (không quá 3 ngày) ngay sau khi hợp đồng đã ký giữa UEL, Nafosted, CNĐT.

P.KHTC

Kiểm tra phần thông tin chung, kinh phí trong hợp đồng giao khoán giữa Trường Đại học Quốc tế và CNĐT.
Lập bản thỏa thuận chi tiêu kinh phí theo mẫu của Nafosted.

CNĐT

Xem xét, thương thuyết về các khoản mục đã ghi trong HĐ giao khoán trước khi ký HĐ & Bản thỏa thuận.

BGH

Ký vào 4 bản hợp đồng & Bản thỏa thuận sau khi có đầy đủ chữ ký của CNĐT, ký nháy của TP.QLKH và KHTC

10

Tháng 9- 10

Chuyển kinh phí khoán chi cho CNĐT

P. KHTC

Khi nhận được kinh phí đợt 1 của Nafosted (*)

Năm II: THỰC HIỆN NỘI DUNG GIAI ĐOẠN 1

11

Tháng 9 năm I - tháng 9 năm II

Thực hiện các nội dung đợt 1 như HĐ đã ký

CNĐT

- Thực hiện nghiêm túc các nội dung đã nêu trong hợp đồng; chứng từ phù hợp với khoản mục chi trong dự toán đã phê duyệt.
- Trong quá trình thực hiện, nếu có những phát sinh cần thay đổi về nội dung, sản phẩm, kinh phí, thành viên, CNĐT cần làm phiếu yêu cầu về các phòng chức năng

P.QLKH

- Hỗ trợ CNĐT và báo cáo BGH & Nafosted các trường hợp thay đổi thành viên, nội dung đề tài. 
- Hỗ trợ thủ tục cho CNĐT về việc xin tài trợ kinh phí đi tham dự hội nghị nước ngoài và các chi phí đăng bài báo theo quy định của Nafosted.

P. KHTC

Hỗ trợ CNĐT và báo cáo BGH & Nafosted các trường hợp thay đổi các khoản chi của đề tài.

P.QTTB

Tổ chức đấu thầu, chọn nhà cung cấp đối với việc mua sắm nguyên vật liệu và trang thiết bị có giá trị trên 100 triệu đồng

12

Tháng 9

Báo cáo giữa kỳ và Quyết toán kinh phí đợt 1

CNĐT

Viết báo cáo giữa kỳ và thanh quyết toán kèm theo tất cả chứng từ.
Hình thức: Nộp online và nộp bản báo cáo + bản quyết toán (kèm file), lập hồ sơ quyết toán

P.QLKH

Thông báo tiến độ nộp báo cáo giữa kỳ và quyết toán KP đợt 1 đến các Trưởng các đơn vị và CNĐT
Hỗ trợ CNĐT lập báo cáo giữa kỳ, bao gồm:
- Báo cáo công việc đã thực hiện của CNĐT
- Báo cáo công việc đã thực hiện của thành viên tham gia đề tài

P. KHTC

Hỗ trợ CNĐT lập báo cáo giữa kỳ và  Quyết toán kinh phí tạm ứng đợt 1 theo mẫu của P. KHTC

NĂM III. THỰC HIỆN NỘI DUNG GIAI ĐOẠN 2

13

Tháng 2

Nafosted Kiểm tra báo cáo giữa kỳ và hồ sơ thanh quyết toán tại UEL

P.QLKH và P. KHTC

2 Phòng chức năng chuẩn bị đủ hồ sơ theo trách nhiệm được phân công

14

Tháng 3

Nhận biên bản kiểm tra giữa kỳ từ Nafosted

P.QLKH

Nhận lại bảng quyết toán kinh phí đợt 1 và biên bản kiểm tra giữa kỳ từ Nafosted (P.KHTC lưu bản gốc, P.QHQT & CNĐT lưu bản photo)

15

Tháng 3

Nhận quyết định phê duyệt kinh phí đợt 2 từ Nafosted

P. KHTC

Khi nhận được kinh phí đợt 2 của Nafosted (*)

16

Tháng 9 năm II - tháng 9 năm III

Thực hiện các nội dung đợt 2 như HĐ đã ký

CNĐT

Thực hiện tương tự theo mục số 11 của quy trình.

P.QLKH

P. KHTC

P.QTTB

17

Tháng 9

Báo cáo tổng kết và Quyết toán kinh phí đợt 2

CNĐT

Viết báo cáo tổng kết và thanh quyết toán kèm theo tất cả chứng từ.
Hình thức: Nộp online và nộp bản báo cáo + bản quyết toán (kèm file), lập hồ sơ quyết toán

P.QLKH

Thông báo tiến độ nộp báo cáo tổng kết và quyết toán tổng kinh phí đến các Trưởng đơn vị và CNĐT
Hỗ trợ CNĐT các thủ tục nộp báo cáo tổng kết

P. KHTC

Kiển tra hồ sơ quyết toán trình BGH phê duyệt

NĂM IV. NGHIỆM THU ĐỀ TÀI

18

Tháng 3

Nafosted Kiểm tra báo cáo tổng kết và hồ sơ thanh quyết toán tại UEL

P.QLKH và P. KHTC

2 Phòng chức năng chuẩn bị đủ hồ sơ theo trách nhiệm được phân công.