STT

Thời gian

Nội dung

Thực hiện

Chi tiết

Năm I : ĐĂNG KÝ VÀ XÉT DUYỆT ĐỀ TÀI

1

Tháng 2

Thông báo đăng ký đề tài

P. QLKH

Thông báo trên website của Trường, email cho tất cả CB-GV.
Văn bản gửi các Trưởng đơn vị

2

Tháng 2

Chuẩn bị hồ sơ đăng ký đề tài

Chủ nhiệm đề tài (CNĐT)

Hồ sơ đề tài bao gồm:
1. Thuyết minh đề cương
2. Lý lịch khoa học của CNĐT và các thành viên tham gia
3. Giấy xác nhận phối hợp thực hiện và các văn bản khác (nếu có)
Han chót nộp hồ sơ cho Trưởng Đơn vị: 18/02

P. QLKH

Hỗ trợ CNĐT:
- Thuyết minh đáp ứng yêu cầu, mục tiêu của ĐHQG-HCM
- Dự toán kinh phí đề tài

3

Cuối tháng 2

Nộp hồ sơ cho Phòng QLKH

Đơn vị

Lập phiếu đề xuất lên P.QLKH, tổng hợp các hồ sơ đề tài (1 bản gốc + 1 CD) được đơn vị thông qua.
Hạn chót: 25/02

4

Đầu tháng 3

Nộp hồ sơ cho Ban KHCN

P. QLKH

Nộp Ban KHCN các hồ sơ đề tài kèm theo Công văn + Danh mục đề tài.
Mỗi hồ sơ cần: 1 bản gốc + 15 bản sao + 1 CD
Hạn chót: 01/03

Năm II: THỰC HIỆN NỘI DUNG GIAI ĐOẠN 1

5

Đầu tháng 1

Công bố kết quả xét chọn

P. QLKH

Thông báo kết quả xét tuyển đề tài của Ban KHCN cho CNĐT và các Đơn vị

6

Giữa tháng 1

Gửi bộ hồ sơ hoàn chỉnh cho Ban KHCN

CNĐT

Hoàn chỉnh thuyết minh đề tài: chỉnh sửa lại theo yêu cầu của Ban KHCN
Nộp 08 bộ hồ sơ hoàn chỉnh cho P. QLKH
Hạn chót: Không quá 1 tuần sau khi nhận lại hồ sơ cần chỉnh sửa

P.QLKH

- Lập phiếu nhận hồ sơ của CNĐT
- Gửi 6 bộ/đề tài cho ĐHQG (sau khi BGH đã ký)

BGH

Ký 6 bộ hồ sơ/đề tài sau khi P. QLKH và P. KHTC đã kiểm tra (TP. QLKH ký nháy vào phần thuyết minh; TP. KHTC ký nháy vào phần Dự toán Kinh phí)

7

Tháng 2

Nhận quyết định phê duyệt kinh phí đợt 1 và hồ sơ đã được Ban KHCN phê duyệt

P.QLKH

- Chuyển hồ sơ (2 bộ gốc) + Hợp đồng + Quyết định (1 bản gốc) về P.KHTC
- Chuyển hồ sơ (1 bộ gốc) + Hợp đồng + Quyết định (1 bản photo) về P.QLKH
- Lưu hồ sơ (1 bộ gốc) + quyết định (1 bản photo)

8

Tháng 3

Chuyển kinh phí khoán chi cho CNĐT

P. KHTC

Thực hiện không quá 3 ngày sau khi có quyết định cấp kinh phí cấp ĐHQG và Dự toán kinh phí năm thứ I của hợp đồng

9

Tháng 4 năm II và tháng 4 năm III

Thực hiện nội dung giai đoạn 1 của hợp đồng

CNĐT

Thực hiện nghiêm túc các nội dung đã nêu trong hợp đồng; thu thập số liệu thô; chứng từ phù hợp với khoản mục chi trong dự toán đã phê duyệt.
Trong quá trình thực hiện, nếu có những phát sinh cần thay đổi về nội dung, sản phẩm, kinh phí, thành viên, CNĐT cần làm phiếu yêu cầu theo mẫu về các phòng chức năng: P. QLKH hay P. KHTC

P. QLKH

Hỗ trợ những thủ tục cần thay đổi (nếu có) về thành viên tham gia đề tài, nội dung đề tài…
Thực hiện các thủ tục, các quyết định gia hạn/ thay đổi CNĐT/ hủy đề tài/ hoàn trả lại kinh phí khi CNĐT hủy/chậm báo cáo tiến độ
Thời gian thực hiện: 1 tuần

P. KHTC

Hỗ trợ những thủ tục cần thiết khi CNĐT thực hiện chuyển khoản cho phần không khoán chi
Hỗ trợ những thủ tục cần thay đổi về các khoản mục chi trong đề tài phát sinh từ yêu cầu của CNĐT.
Báo cáo BGH về việc chậm thanh quyết toán theo tiến độ hợp đồng; Thực hiện các thủ tục hoàn trả lại kinh phí/chuyển kinh phí cho CNĐT mới.
Thời gian thực hiện: 10-15 ngày

NĂM III : THỰC HIỆN NỘI DUNG GIAI ĐOẠN 2

10

Đầu tháng 3

Báo cáo giữa kỳ và quyết toán giai đoạn I

CNĐT

CNĐT nộp báo cáo giữa kỳ tại P. QLKH. Hồ sơ: báo cáo tóm tắt , Báo cáo giữa kỳ kèm theo các minh chứng về sản phẩm giai đoạn 1; Bảng quyết toán.
Hạn chót: 1 tháng trước khi kết thúc giai đoạn I

P.QLKH

Thông báo tiến độ nộp báo cáo giữa kỳ và quyết toán KP đợt 1 đến các Trưởng Khoa/BM và CNĐT
Hỗ trợ CNĐT phần Báo cáo giữa kỳ, kiểm tra nội dung và sản phẩm đúng với tiến độ giai đoạn 1

P. KHTC

Hỗ trợ CNĐT phần Quyết toán giai đoạn 1

11

Cuối tháng 3

Thành lập Hội đồng đánh giá giữa kỳ

P.QLKH

Gửi Ban KHCN hồ sơ Báo cáo giữa ký + Công văn đề nghị ĐHQG ra quyết định thành lập HĐ Đánh giá giữa kỳ + Danh sách dự kiến HĐ Đánh giá giữa kỳ
CNĐT photo 6 bộ đã được duyệt cho P. QLKH;
Tổ chức hội đồng đánh giá giữa kỳ khi có mặt > 2/3 thành viên.

12

Tháng 4

Chuyển kinh phí cho CNĐT

P. KHTC

Thực hiện không quá 3 ngày sau khi có quyết định cấp kinh phí cấp ĐHQG; Quyết toán giai đoạn I + Dự toán kinh phí giai đoạn 2 của hợp đồng

13

Tháng 4 năm III và tháng 4 năm IV

Thực hiện nội dung giai đoạn II của hợp đồng

CNĐT

P. QLKH

P. KHTC

Thực hiện tương tự như mục 9

NĂM IV. NGHIỆM THU ĐỀ TÀI

14

Tháng 3

Báo cáo tổng kết và quyết toán

P.QLKH và P. KHTC

CNĐT nộp hồ sơ báo cáo tổng kết tại P. QLKH, Báo cáo tóm tắt , Báo cáo tổng kết ; Bảng quyết toán (có xác nhận của P. KHTC), các phụ lục minh chứng sản phẩm.
Hạn chót: 1 tháng trước khi kết thúc hợp đồng.

P. QLKH

Thông báo tiến độ nộp Báo cáo tổng kết và Quyết toán tổng kinh phí đến các Trưởng Khoa/BM và CNĐT
Hỗ trợ CNĐT phần báo cáo tổng kết, kiểm tra nội dung và sản phẩm đúng như HĐ và thuyết minh được duyệt

P. KHTC

Hỗ trợ CNĐT phần quyết toán giai đoạn II và tổng kinh phí

15

Đầu tháng 4

Thành lập hội đồng nghiệm thu đề tài

P.QLKH

Gửi hồ sơ BCTK + Công văn đề nghị ĐHQG ra quyết định thành lập HĐNT + Danh sách dự kiến HĐ NTĐT
CNĐT photo 6 bộ đã được duyệt cho P.QLKH;
Tổ chức hội đồng nghiệm thu khi có mặt >2/3 thành viên

16

Cuối tháng 4

Nộp hồ sơ báo cáo tổng kết đã chỉnh sửa

CNĐT

Chỉnh sửa hồ sơ Báo cáo tổng kết dựa trên biên bản hội đồng nghiệm thu; gửi lại cho Phòng QLKH 3 quyển

P. QLKH

Gửi 4 Báo cáo tổng kết lên ĐHQG để lấy xác nhận của cơ quan chủ quản. Gửi CNĐT 1 quyển; ĐHQG 2 quyển (+ 1 bộ biên bản họp hội đồng nghiệm thu + phiếu đánh giá); Lưu ở Phòng 1 quyển

17

Tháng 5

Thanh lý Hợp đồng

P.QLKH

Thực hiện không quá 3 ngày sau khi có thanh lý hợp đồng + biên bản họp hội đồng nghiệm thu

18

Tháng 6

Đăng ký kết quả

CNĐT

Lập phiếu đăng ký kết quả  gửi về P. QLKH
Hạn chót: 15 ngày sau khi nhận được biên bản của hội đồng nghiệm thu đề tài